Espoon Jäätaiturit ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 1.5.2018
Päivitetty: 14.8.2023

1. Rekisterinpitäjä
   Espoon Jäätaiturit ry, y-tunnus: 0660618-5, osoite: Leipurinkuja 1, 02650 Espoo
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   Henriikka Manninen, p. 050 320 0771, toiminnanjohtaja@espoonjaataiturit.fi
3. Rekisterin nimi
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Espoon Jäätaiturit ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
   
   " ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
   " jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
   " harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
   " toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
   Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, huoltaja, rahastonhoitaja, toimikunnan jäsen) osalta Espoon Jäätaiturit ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
   Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on seuran ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
   
   " Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
   " Alaikäisen jäsenen osalta
   
   o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
   o Alaikäisen osalta huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   " Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
   " Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   " Valokuva
   " Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
   " Sportti-ID
   " Henkilötunnus niiden jäsenten osalta, joille seura ottaa luistelukouluvakuutuksen.
   " Kuvauslupia koskevat tiedot
   " Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, joita voivat olla esim. ruokavaliotiedot tapahtumia varten.
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
   
   " Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   " Laskuihin liittyvät tiedot
   " Valokuva
   " Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
   " nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle.
   Yhteistyökumppanien edustajien henkilötiedot saadaan yhteistyökumppaneilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Seuralla on kuitenkin oikeus luovuttaa kilpailuihin osallistumista tarvittavat tiedot kilpailun järjestäjälle.
   Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
   Rekisteri säilytetään myClub-palvelussa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
   
   Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
   
   " Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään toimikauden päättymisen jälkeen tai kunnes toimeen liittyvät tiedot ja asiakirjat on luovutettu seuralle.
   
   " Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään korkeintaan 6 kk jäsenyyden päättymisen jälkeen, kuitenkin niin kauan kuin maksuja on maksamatta.
   " Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.
   
   myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
   myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
   Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
   Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
   
   Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.